Rappel sur les règles applicables aux congés payés

Rappel des règles générales 

Des congés payés annuels sont accordés aux salariés dans les conditions fixées par la législation en vigueur à raison de 5 semaines de congés payés par an pour une acquisition complète au cours de la période de référence. Cela correspond à 30 jours ouvrables ou 25 jours ouvrés par année.

A défaut de dispositions conventionnelles, la période de référence fixée par le Code du travail s’étend du 1^er juin au 31 mai de l’année suivante.

Parmi les 5 semaines de congés payés, il convient de distinguer le congé payé dit principal de 4 semaines et la 5^e semaine de congé payé.

• Il est important de veiller à ce que les salariés prennent leur congé principal (4 semaines) en une ou plusieurs prises pendant la période légale de prise des congés payés – du 1^er mai au 31 octobre.

A minima, une des fractions du congé principal doit être de 12 jours ouvrables.

Pour rappel, si le congé principal n’est pas pris en totalité pendant la période légale de prise des congés payés, des jours supplémentaires de congés payés pour fractionnement devront être attribués au salarié.

• En cas d’entrée dans les effectifs au cours de la période de référence ou d’absence non considérée comme du temps de travail effectif pour le calcul de la durée des congés, l’acquisition est calculée prorata temporis, en application des dispositions légales et conventionnelles applicables.

⚠️ Le congé est un droit au repos, il relève de la responsabilité de l’employeur de veiller à ce que le salarié prenne ses congés payés acquis.

La responsabilité de l’employeur ne se limite pas seulement à organiser les congés de ses salariés, il a aussi l’obligation de les leur faire prendre. Il lui appartient de prendre les mesures propres à assurer au salarié la possibilité d’exercer effectivement son droit à congé légal. En cas de contentieux, il lui appartient de justifier avoir accompli à cette fin les diligences lui incombant légalement.

Les obligations de l’employeur

📌 A faire avant le 1er mars :

• Définition de la période de prise des congés payés : si un CSE existe dans l’entreprise, il doit être consulté. 
• Affichage au plus tard le 1^er mars de la période de prise des congés payés dans l’entreprise.
• Remise d’un formulaire de demande de congés aux salariés.

📌 A faire plus d’un mois avant les dates souhaitées :

• Collecte des souhaits des salariés.
• Définition de l’ordre des départs : si un CSE existe dans l’entreprise, il doit être consulté. 

Il convient de veiller à prendre en compte certaines circonstances personnelles des salariés (situation de famille, salarié multi-employeurs, …). 

📌 A faire un mois avant les dates souhaitées :

• Affichage des dates de départ en congé.

Les droits de l’employeur

• Imposer les congés payés.
• Modifier l’ordre et les dates de départ en congés.

Dans ces cas, un délai de prévenance d’un mois doit être respecté sauf autre disposition prévue par accord collectif ou de branche ou circonstance exceptionnelle (difficultés économiques, raisons impératives particulièrement contraignantes).

Les modifications de l’ordre et des dates de départ en congés doivent intervenir uniquement en cas de nécessité de service pour ne pas être considérées comme un abus de droit. Elles peuvent donner lieu au versement d’une compensation financière au salarié. 

⚠️ Attention à l’égalité de traitement et au respect des contraintes du salarié (famille, salarié multi-employeurs, …).

• Fermer l’entreprise pour congés :
• Dans ce cas, l’employeur doit :
  • Veiller à ce que les salariés prennent bien 12 jours ouvrables consécutifs de congés payés pendant la période du 1^er mai au 31 octobre.
  • Consulter le CSE s’il existe.
  • Informer les salariés en respectant un délai de prévenance suffisant.

Les salariés sont obligés de poser des congés pendant la période de fermeture. Si les droits à congé de certains salariés sont insuffisants pour couvrir l’intégralité de la période de fermeture, ils seront placés en congés sans solde pour la partie qui excède leur droit à congé.

Dans un environnement règlementaire mouvant, nos experts sont à votre disposition pour vous accompagner.